Collaboration

Les outils collaboratifs

Appelés aussi Groupware, ils regroupent différentes « briques » logicielles et technologiques permettant de travailler ensemble à distance. Accessibles depuis un poste de travail fixe ou un appareil mobile (smartphone ou tablette), ces outils collaboratifs facilitent le partage d’informations (rendez-vous, contacts, messages…) et de données. Le maître-mot : synchronisation. Tous les éléments sont mis à jour en temps réel et consultables partout.

La synchronisation des documents :

Quand plusieurs collaborateurs doivent intervenir sur un même fichier, les risques de commettre une erreur ou d’écraser une version sont multipliés. La majorité des services de Cloud Computing offre la possibilité de synchroniser les documents et dossiers stockés sur leurs serveurs, synchronisation qui peut être à sens unique (unidirectionnelle) ou dans les deux sens (bidirectionnelle). En unidirectionnel, les modifications apportées sur un document depuis un poste de travail entrainent une actualisation du même document enregistré en ligne. Cette option ne permet pas le travail collaboratif.
La synchronisation bidirectionnelle est plus adaptée, puisque chaque membre du groupe de travail peut modifier à distance un unique document, qui pourra ensuite se retrouver sur chaque poste de travail, en local. Néanmoins, il reste prudent de sauvegarder régulièrement les fichiers sur différents supports pour limiter les effacements par erreurs ou la perte d’une version.

Le partage d’agenda : pour mieux organiser le travail en équipe

Quand une équipe de collaborateurs a besoin de travailler en mode projet, un des éléments-clés facilitateurs de l’organisation des réunions est le partage d’agenda : il s’agit d’un calendrier géré en commun par une équipe de personnes « accréditées », avec identifiant et mot de passe personnels. Selon la solution retenue, différentes options sont disponibles : autoriser ou interdire l’accès aux événements, connaître les disponibilités d’autres personnes, proposer des réunions, repérer des salles disponibles… C’est un gain de temps et de productivité puisqu’il n’est plus nécessaire de consulter un tiers ou d’envoyer de multiples e-mails pour connaître les disponibilités de chacun. Bonus : les plannings peuvent être importés sous format Word, Excel et PDF et imprimés.

La messagerie instantanée :

Besoin d’une information urgente, qu’un de vos collaborateurs détient ? Une question à poser dont vous êtes certain qu’il a la réponse ? Avec la messagerie instantanée, finis les appels croisés, les petits mots (du style post-it) laissés sur le clavier, ou les échanges d’e-mails inutiles et qui encombrent les boîtes aux lettres électroniques. Le « chat » est en effet plus pratique et encore plus rapide que l’e-mail pour obtenir rapidement une information de la part d’un collaborateur. De plus, l’indexation et l’archivage des conversations permettent de retrouver facilement des données précises.

 

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